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Sichere Brieferstellung fur Versicherungen

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Sichere Brieferstellung fur Versicherungen

Der Dienstleister GaVI setzt auf Kuvertiersysteme von Pitney Bowes Versicherungsdokumente enthalten von Natur aus sensible Informationen und müssen daher besonders sorgfältig bearbeitet werden. Bei der GaVI (Gesellschaft für angewandte Versicherungs-Informatik mbH) sorgen Hochleistungskuvertiersysteme von Pitney Bowes für die fehlerfreie Zusammenstellung und Kuvertierung der Dokumente am Münchner Produktionsstandort.

Die GaVI ist ein IT-Dienstleister im Bereich der öffentlichen Versicherer und verantwortet technisch und wirtschaftlich die komplette IT-Infrastruktur ihrer Kunden. Zum Dienstleistungsangebot gehören unter anderem auch der Druck und Versand von Unterlagen. Gesellschafter und gleichzeitig Hauptkunden des Unternehmens sind die Versicherungskammer Bayern, die SV Sparkassenversicherung Holding AG und die Provinzial NordWest Holding AG. Anfang 2009 beschloss das Unternehmen, in seine Kuvertiertechnologie zu investieren und einen modernen Maschinenpark anzuschaffen. „Wir waren auf der Suche nach Technologie, die eine Produktionssteigerung bei gleichzeitiger Kostensenkung ermöglicht und die Integrität unserer Sendungen gewährleistet – denn Sicherheit hat bei unseren Sendungen höchste Priorität. Neben Leistungsvorgaben wie den derzeitigen Produktionszahlen und -zeiten waren uns besonders Backup-Möglichkeiten und eine flexible Systemstruktur wichtig“, erklärt Jürgen Töns, Hauptabteilungsleiter bei der GaVI.

Leistung, die überzeugt

Das Unternehmen holte Angebote von verschiedenen Herstellern ein, darunter Pitney Bowes. Der Vorschlag des Gesamtlösungsanbieters für Post- und Dokumentenmanagement basierte auf einer kompletten Ablösung der bisher installierten Maschinen. Er entstand nach einer detaillierten, mehrtägigen Job- und Anwendungsanalyse, die gemeinsam mit den Mitarbeitern der GaVI durchgeführt wurde. Anhand dieser Ergebnisse entschied sich das Unternehmen schließlich für vier neue Kuvertiersysteme von Pitney Bowes – zwei vom Typ MPS (Mailstream Productivity Series) sowie zwei Systeme vom Typ FPS Split Drive.

„Mitentscheidend für die Vergabe des Auftrags an Pitney Bowes war die Bereitschaft, die Leistung der Systeme in einem Benchmark-Test zu beweisen“, erläutert Töns den Projektverlauf. „Dieser wurde von Oktober bis November 2009 anhand eines MPS-Systems durchgeführt. Mit durchschnittlich 100.000 verarbeiteten Einzelblattsendungen pro Schicht wurden unsere Erwartungen mehr als erfüllt.“

Nach dem erfolgreichen Test wurden das zweite MPS-Kuvertiersystem im Dezember 2009 und die beiden FPS-Systeme dann im ersten Quartal 2010 installiert und abgenommen. Die Deinstallation der Vorgänger-Systeme und die Installation der neuen Systeme fand dabei Zug um Zug statt, um die laufende Produktion nicht zu gefährden.

„Durch eine Abnahme der Systeme in den USA mit kundenspezifischem Material konnten wir die Installationszeit und Inbetriebnahme der Systeme vor Ort in München auf ein bis zwei Tage reduzieren“, so Christine Häfner, Senior Account Managerin bei Pitney Bowes.

Die Schulung der in der Produktion beschäftigten Mitarbeiter fand in externen Bedienertrainings am deutschen Hauptsitz von Pitney Bowes in Heppenheim bzw. im Technologiezentrum in Perrywood (Großbritannien) statt. Darüber hinaus erhielt ein GaVI-Mitarbeiter eine spezielle Ausbildung für den First Level Support, um bei Problemen kurze Reaktionszeiten zu gewährleisten.

Produktivität gepaart mit Flexibilität

MPS-Systeme sind für höchste Leistung konzipiert und verarbeiten bis zu 26.000 Sendungen pro Stunde in den Formaten C5 und DIN lang. Die von der GaVI gewählten MPSModelle kommen aber ausschließlich für DIN lang-Aufträge zum Einsatz und erreichen aufgrund ihrer Konfiguration eine Geschwindigkeit von bis zu 22.000 Sendungen pro Stunde. Dazu sind sie jeweils mit einem hochvolumigen Einzelblattanleger, der bis zu 50.000 Blatt pro Stunde zuführt, und einem Endlosschneider, der bis zu 72.000 Blatt pro Stunde abtrennt, ausgestattet. Ein weiteres Merkmal der MPS-Produktfamilie ist ihre Flexibilität, die die nötigen Rüstzeiten bei Jobänderungen sowie die Wartungszeiten deutlich reduziert und modulare Erweiterungen erlaubt. So ist eines der MPS-Kuvertiersysteme bei der GaVI zusätzlich mit einem Abwickler der Firma Hunkeler sowie einem Postboxen- System von HSW ausgestattet. Damit werden die vorsortierten Sendungen automatisch in Postboxen ausgegeben und diese mit dem passenden Etikett versehen. Dies spart viel Zeit bei der Vorbereitung der Sendungen für die Auflieferung bei der Post. Auch die FPS Split Drive kann unterschiedlichste Materialarten und Papierformate verarbeiten. Im Gegensatz zur MPS kann das System zudem C4 verarbeiten – und genau dafür werden die beiden Maschinen von der GaVI verwendet. Eine der beiden installierten FPS Split Drive wird seitens GaVI als Einkanalsystem mit einer Einzelblattzuführung verwendet. Bei der zweiten Maschine handelt es sich um ein Zweikanalsystem mit zusätzlicher Endloszuführung für das Zusammenführen von Endlos- und Einzelblattanwendungen. Alle vier Systeme verfügen über sechs Beilagenstationen, die sowohl mit Rotations- als auch mit Friktionsanlegern für die Verarbeitung von unterschiedlichen Beilagenarten und-formaten ausgestattet sind.

Sicherheit für jeden Brief

Die verschiedenen Inputkanäle der Kuvertierstraßen sind mit Kameras ausgestattet, die zweidimensionale Data-Matrix-Codes erkennen. Diese werden beim Einzug des Papiers bzw. der Beilagen gelesen und enthalten Informationen zu Inhalt und Umfang der Sendungen. Mithilfe von Lichtschranken wird jedes einzelne Poststück durch die Produktion verfolgt und falsch zusammengestellte Sendungen ohne Bedienereingriff ausgesteuert und neu erstellt. „Das System erkennt selbst bei Maximalgeschwindigkeit Fehler sofort und steuert diese aus, ohne die Produktion zu unterbrechen. Damit wird eine revisionssichere Verarbeitung jedes einzelnen Poststücks gewährleistet“, so Häfner weiter. Mit Hilfe verschiedenster Berichtsarten und Jobstatistiken lässt sich jederzeit genau analysieren, wie die Produktion insgesamt oder aber auf einer speziellen Maschine läuft.

„Die Pitney Bowes-Software gibt uns auf Knopfdruck den aktuellen Status in Grafiken und Statistiken aus und erlaubt damit die einfache Kontrolle unserer Produktionsziele. So können wir bei Verzögerungen frühzeitig reagieren und den Job beispielsweise auf mehreren Kuvertiersystemen parallel verarbeiten“, sagt Christian Raith, Abteilungsleiter Druckzentrum. Störungen im Kuvertierverlauf werden in einer dreidimensionalen Systemansicht auf Bildschirmen angezeigt. Der Bediener erkennt so auf einen Blick, an welcher Stelle ein Problem vorliegt und kann es schnell beheben.

Erfolgreiche Modernisierung

Mit dem neuen Maschinenpark erreichte die GaVI eine deutliche Produktivitätssteigerung. Deshalb sollen in Zukunft bisher extern vergebene Aufträge der Gesellschafter wieder intern bearbeitet und die Dienstleistungen außerdem neuen Kunden angeboten werden. Auch die Mitarbeiter profitierten von der Pitney Bowes-Technologie – durch angenehmere Arbeitszeiten: Die GaVI konnte ihre Produktion auf ein Zweischichtsystem umstellen, und Wochenendarbeit ist nur noch in Ausnahmefällen, wie etwa bei Sonderaktionen, notwendig.

„Wir wollten die Poststelle in eine hochmoderne Abteilung verwandeln, die maßgeblich zum Unternehmenserfolg beiträgt. Durch das Engagement unserer eigenen Mitarbeiter wie auch des internationalen Teams von Pitney Bowes haben wir unser Ziel definitiv erreicht“, resümiert Jürgen Töns.

„Wir wollten die Poststelle in eine hochmoderne Abteilung verwandeln, die maßgeblich zum Unternehmenserfolg beiträgt. Durch das Engagement unserer eigenen Mitarbeiter wie auch des internationalen Teams von Pitney Bowes haben wir unser Ziel definitiv erreicht.”

 

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