Newsroom

Lückenlos dokumentiert

Typ Titel Ansichten Download
document FACTS_PB_ARRIVAL_XE_ARRIVAL_Einschreiben2012.pdf 512
FACTS_PB_ARRIVAL_XE_ARRIVAL_Einschreiben2012

Um eine der größten Universitäten Deutschlands mit ihren verschiedenen Instituten zu managen, bedarf es eines komplexen Verwaltungsapparats. Eine bedeutende Rolle spielt dabei die schnelle und sichere Zustellung wichtiger Poststücke.

Die Mitarbeiter der zentralen Poststelle auf dem Stammgelände der Technischen Universität München (TUM) bearbeiten die Post für die etwa 4.000 Angestellten im Innenstadtbereich. Daneben sortieren sie die Hauspost für die anderen Standorte der TUM in und um München. Pro Tag erreichen etwa 150 Sondersendungen wie Einschreiben, Pakete und Expresssendungen die Abteilung. „Solche Sendungen bedeuten für die Poststelle erheblichen Zeit- und Arbeitsaufwand, da sie viel Handarbeit erfordern“, erklärt Wolfgang Hansal, Leiter der Poststelle an der TUM. „Sie müssen entgegengenommen, erfasst, sortiert und verteilt werden. Einschreiben müssen außerdem mit der Einlieferliste abgeglichen, teilweise die Absender- und Empfängerdaten noch händisch in Listen eingetragen werden. Als wir von dem neuen Kontroll- und Verteilsystem ARRIVAL von Pitney Bowes hörten, waren wir sofort interessiert und wollten uns von den Vorteilen und Einsatzmöglichkeiten selbst überzeugen.“ Auf der CeBIT in Hannover, auf der Experten von Pitney Bowes das System vorstellten, überzeugte man sich von der Leistungsfähigkeit des Systems. Danach schaffte die TUM das System ARRIVAL XE und die Erweiterung ARRIVAL Einschreiben von Pitney Bowes an.

Automatischer Datenabgleich

Mit zwei Handscannern erfassen die Mitarbeiter seitdem alle Daten der eingehenden Sondersendungen. Bei Einschreiben wird mithilfe eines Stativscanners in einem ersten Schritt die Einlieferliste der Post erfasst und so alle Daten in das Programm importiert. Danach werden mit dem Handscanner die Barcodes auf den Umschlägen gescannt, automa- tisch mit der digitalen Liste verglichen und markiert. Die Adressdaten werden mithilfe einer speziell von Pitney Bowes entwickelten Bilderkennungssoftware (OCR) erkannt und zusammen mit dem Barcode ins System übernommen. Fehlen Einschreiben, kann das anhand der übrig gebliebenen Positionen auf der Liste schnell und einfach nachvollzogen werden. Nicht auf der Liste aufgeführte Einschreiben erkennt das System ebenfalls und markiert sie gesondert.

Lückenlose Dokumentation

Aus den in das ARRIVAL-System geladenen Informationen werden schließlich automatisch Zustelllisten und optimale Routen erstellt. Diese Daten laden die Mitarbeiter auf zwei Handhelds (PDC), die sie dann zur Auslieferung der Sendungen verwenden. „ARRIVAL gewährleistet die lückenlose Dokumentation und eine papierlose Archivierung der Daten schafft absolute Revisionssicherheit“, erläutert Adrian Bedoe, Produktmanager Software Solutions, Central Europe bei Pitney Bowes. In der TUM werden die Poststücke zum Teil direkt an den Empfänger ausgeliefert, zum Teil in zentralen Postfächern zur Abholung bereitgelegt. Bei beiden Varianten muss der Empfänger den Empfang der Sendung bestätigen und auf dem Handheld unterschreiben. Die digitale Unterschrift wird dann zu den übrigen Daten in der Datenbank hinzugefügt. Dazu wird das Gerät in eine Dockingstation gestellt, die Datenübertragung kann über USB oder Ethernet erfolgen. ARRIVAL XE bietet den Zugriff auf alle Sendungsdetails vom Handheld oder Desktop aus – einschließlich Frachtführer, Absender, Empfänger, Datum und Uhrzeit der Zustellung sowie digitaler Unterschrift. „Früher hatten wir lauter einzelne Listen der Zusteller vorliegen, die wir einzeln durchgehen mussten, wenn wir eine bestimmte Sendung finden wollten. Mit ARRIVAL haben wir jetzt alle Daten in einer übersichtlichen Datenbank gespeichert, mit der wir jederzeit den Status einer Sendung sehen können“, erläutert Hansal. „Dank des intuitiven Softwareprogramms konnte nach einer kurzen Eingewöhnungsphase jeder der Kollegen das System sicher bedienen.“ Das System erleichtert noch in einem anderen Punkt die Arbeit der Poststellenmitarbeiter: Die Sendungen lassen sich jetzt problemlos den über 300 Rechnungsstellen beziehungsweise Empfängern zuordnen, die es zur internen Verwaltung der Kosten gibt. „Wir arbeiten seit einigen Jahren mit Pitney Bowes zusammen und sind auch dieses Mal wieder sehr zufrieden mit der Qualität der Produkte und dem Rundumservice“, resümiert Hansal. „Nachdem wir das Produkt nun schon einige Zeit im Einsatz haben, kann ich sagen: ARRIVAL hat unsere hohen Erwartungen voll erfüllt. Unsere internen Prozesse haben sich durch den Einsatz von ARRIVAL deutlich optimieren lassen.“ 

(0) Kommentare