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Automatische Briefsortierung als Basis des Erfolgs

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Automatische Briefsortierung als Basis des Erfolgs

Der private Postdienstleister Logistic-Mail-Factory GmbH (LMF) setzt auf Hochleistungs-Sorter von Pitney Bowes, um das steigende Postaufkommen schnell und flexibel zu bewältigen.

Das 2002 gegründete Unternehmen mit Sitz in Augsburg bietet neben der Zustellung von Poststücken umfassende Services an, beispielsweise den Druck und die Kuvertierung von Dokumenten. Dazu nutzen die Mitarbeiter drei Kuvertiersysteme (OfficeRight DI380 und FastPac
DI950) sowie vier DM1000-Frankiermaschinen von Pitney Bowes. Das eigene Zustellgebiet umfasst Bayerisch-Schwaben, wobei bei einem Großteil der Sendungen auf der „letzten Meile“ die Synergien mit den Zeitungszustellstrukturen der Augsburger Allgemeinen genutzt werden.

Durch Kooperationspartner werden aber auch andere Gebiete von Bayern, Baden-Württemberg, Hessen und Rheinland-Pfalz abgedeckt. Von den 120 Mitarbeitern sind allein ca. 80 mit der Sortierung der Post beschäftigt. Kein Wunder, denn bei rund 2.000 Privat- und Geschäftskunden, von denen knapp 1.000 täglich ihre Post abliefern, kommt einiges zusammen – etwa 110.000 Poststücke pro Tag. Solch ein Volumen ist mit reiner Handarbeit natürlich icht mehr effizient zu bewältigen, vor allem, weil die Auslieferung der Briefsendungen an das Zustellernetz der Augsburger Allgemeinen sehr eng an deren Zeitungsproduktion und -logistik gebunden ist. Die Sortierung muss also zwingend zu einem bestimmten Zeitpunkt beendet sein. Deshalb besitzt die LMF auch drei Hochleistungs- Sortieranlagen von Pitney Bowes.

Erfahrung und Technologie überzeugen

Nachdem das Unternehmen in den ersten drei Jahren stark gewachsen war, suchte die Geschäftsführung nach einem passenden Anbieter für Sortiertechnologie. „Überzeugt
hat schließlich Pitney Bowes mit dem besten Gesamtpaket aus technischem Know-how, Verbreitung

im Markt, Service und Erfahrung“, erklärt Mirco Wieck, Geschäftsführer der LMF. So kaufte das Unternehmen in 2005 zwei Olympus II Linear Sortieranlagen – besonders flexible Sortiersysteme, die speziell zur Bearbeitung von Mischpost ausgelegt sind. Es gibt sie in verschiedenen Modellen mit einer Bearbeitungsgeschwindigkeit von bis zu 36.000 Poststücken pro Stunde und mit acht bis 160 Sortierfächern. Aufgrund ihrer zweiseitigen Konfiguration, hoher Lesegeschwindigkeit und verschiedener Postverfolgungsmöglichkeiten können sie jederzeit an veränderte Anforderungen angepasst werden und mit dem Auftragsvolumen wachsen. Die LMF entschied sich für
zwei Anlagen mit je 64 Sortierfächern, die pro Stunde jeweils 24.000 Briefe im Format C6 bis C4 verarbeiten. „Die Inbetriebnahme der beiden vollautomatischen Anlagen bedeutete für uns einen Meilenstein in der Brieferfassung. Diese Investition sicherte langfristig unser Wachstum“, sagt Wieck rückblickend.

Handarbeit drastisch reduziert

Die beiden Olympus-Sorter decken den Bereich der Standardbriefe mit einer Dicke von bis zu 6,3 mm ab. Ein nicht unerheblicher Teil der von der LMF bearbeiteten Sendungen geht aber darüber hinaus. Deshalb bot Pitney Bowes 2008 seine neueste Maschine, die besonders für die Verarbeitung von folierten und großformatigen Sendungen wie z.B. Katalogen geeignet ist, für einen Test an. „Die Zusammenarbeit mit der LMF war von Anfang an sehr eng und partnerschaftlich, so dass wir das Unternehmen für einen dreimonatigen Beta-Test der neuen VariSort ausgewählt haben“, erklärt Joachim Schuppener, Senior Account Manager Document Messaging Technologies bei Pitney Bowes. Der VariSort erfüllt alle Ansprüche hinsichtlich Vielseitigkeit, Flexibilität, Effizienz und Skalierbarkeit: verschiedene Zuführsysteme, Hochleistungs-OCR und ein Inline-Wiegesystem sind nur einige Beispiele für die verfügbaren modularen Bausteine. Aufgrund des Feedbacks der LMF-Mitarbeiter wurde die Maschine weiterentwickelt und gleichzeitig speziell auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten. Im August 2008 kaufte die LMF schließlich eine VariSort mit 30 Sortierfächern, die pro Stunde 8.000 Poststücke mit einer Dicke bis zu 38 mm maschinell erfasst und sortiert. Auch diese Maschine kann flexibel auf bis zu 300 Sortierfächer erweitert werden. „Durch die Anschaffung der speziell auf Sonderformate ausgelegten Maschine konnten wir den Anteil der Sendungen, die von Hand erfasst werden müssen, von 25 auf 3 Prozent senken. Damit können nun 97 Prozent
unseres gesamten Sendungsvolumens maschinell erfasst und sortiert werden, was eine enorme Zeit- und Kostenersparnis bedeutet. Außerdem können wir so neue Produkte
am Markt zu wettbewerbsfähigen Preisen platzieren“, resümiert Wieck.

Integration mit CodX

Zum 1. 1. 2009 gab es dann eine weitere Neuerung bei der LMF: Die drei Sortieranlagen wurden auf das neue Betriebssystem BLP (Business Logic Processor Technology) von Pitney Bowes umgestellt, das die Steuerung der Maschinen überwacht. Damit können unter anderem mehrere Bezirksstrukturen parallel auf den Sortiermaschinen verwendet und dynamisch ausgewählt werden. Gleichzeitig wurden alle Sorter in das neue Erfassungsund Abrechnungssystem CodX PostOffice eingebunden. In diesem System können beispielsweise Leistungsarten wie neue Tarife gepflegt und von dort automatisch an alle angeschlossenen Geräte übertragen werden. Für den Kunden bedeutet dies eine Reduzierung der Rüstzeiten und die Vermeidung von Fehlern bei der Übertragung. Diese Systemkopplung ermöglicht viele weitere Funktionen, etwa eine zentrale Sendungsverfolgung und die Archivierung von Sendungsbildern in CodX PostOffice. „Das Projekt war für uns aus zwei Gründen spannend: Es war das erste Mal, dass wir unser neues Betriebssystem BLP in Kombination mit CodX umgesetzt haben, und die Umstellung musste während des laufenden Betriebs stattfinden! Hierbei konnten wir mit unserer gesammelten Erfahrung punkten und unser technisches Know-how
ausspielen“, erläutert Schuppener.

Während der mehrmonatigen Umstellungsphase wurden alle Abstimmungsprobleme behoben, so dass das gesamte System jetzt stabil und fehlerfrei läuft – sehr zur Zufriedenheit des Geschäftsführers: „Bei diesem Projekt hat Pitney Bowes eine hohe Servicequalität, Kundenorientierung und Flexibilität gezeigt. Gerade bei so komplexen Systemeinführungen sind dies erfolgskritische Eigenschaften eines Lösungsanbieters. Wir wissen dies seit Beginn unserer Zusammenarbeit mit Pitney Bowes sehr zu schätzen. Gemeinsam mit den engagierten Spezialisten konnten wir alle Herausforderungen erfolgreich bewältigen“, erklärt Wieck. „Wir fühlen uns mit der Hardund Software von Pitney Bowes bestens für die Zukunft gerüstet und freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.“ Der nächste Schritt ist auch schon geplant: ein Test der Software „P/I OfficeMail“ in Kombination mit einer direkten Schnittstelle zu CodX PostOffice. Sie ermöglicht es den Kunden, Dokumente direkt aus der Büroanwendung zur Produktion an die LMF zu schicken, wo sie gedruckt und versandfertig gemacht werden. Dies reduziert die Gesamtkosten für die Kunden und führt zu einer höheren Qualität der Aussendungen.

P/I OfficeMail®

Emtex P/I OfficeMail macht das Erstellen und Versenden von Geschäftsdokumenten effizient und einfach. P/I Office- Mail automatisiert den gesamten Prozess – vom Einreichen von Druckanfragen bis zum Drucken, Falten, Kuvertieren, Sortieren und Optimieren von Versandkosten – um sicherzustellen, dass das richtige Dokument in das richtige Kuvert gesteckt und an die richtige Adresse gesendet wird.
Das Ergebnis: geringere Kosten, höhere Qualität, weniger Retouren und eine effizientere Produktion und Auslieferung.
P/I OfficeMail bietet folgende Vorteile:

  • Ressourcenoptimierung – Arbeitszeit, Verbrauchskosten
  • Optimierung der Portokosten
  • Reduzierung der Kosten für jedes Poststück
  • Verbesserung der Versandqualität
  • Verbesserte Kontrolle der Einheitlichkeit und Qualität
  • Prozessintegrität – Nachverfolgung und Sendungsintegrität
  • Erstellung eines Prüfprotokolls zur Nachverfolgung
  • Ökonomischer Druck, Farbdruckoption
  • Wertschöpfung durch Print & Mail Production

MultiSortTM

Diese neue Sortieranlage ist die Einstiegslösung für ein niedriges Postvolumen – bei gleichzeitiger Erreichung von maximalen Postrabatten und einem schnellen „Return on investment“.

Eine kompakte, halbautomatische Sortierlösung, einfach in der Bedienung und somit ideal für sich verändernde Personalanforderungen.

  • Erfassen, Drucken und Sortieren in einem Schritt
  • Bis zu 50 mm Materialstärke
  • Volumen: 500 bis 10.000 Poststücke pro Tag
  • Als Standalone-Lösung oder vernetzt
  • Konfigurierbares, modulares System für bis zu
  • 40 Sortierfächer
  • Bis zu 1.600 Großbriefe pro Stunde
  • Geringer Platzbedarf

 

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